Recomiendan evitar multas por omisión de conceptos fiscales

De acuerdo con el Artículo 304 de la  Ley del Seguro Social, cuando los patrones realicen actos u omisiones que impliquen el incumplimiento del pago de los conceptos fiscales, como el no inscribir trabajadores al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), no reportar las modificaciones salariales o no determinar Cuotas Obrero-Patronales (COPs), por mencionar las más frecuentes, serán sancionados con multas del 40% al 100% del concepto omitido.

A principios de febrero de este año, el IMSS informó sobre la liberación de la nueva versión del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) para los empleadores, el cual contiene los ajustes para el cálculo de las Cuotas Obrero-Patronales con base en la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Siendo la única excepción en el alta de nómina, que, debido a la Ley del Seguro Social, establece que el límite inferior para cotizar al IMSS correspondería al salario mínimo y no a la UMA. En el caso contrario, el límite superior es de 25 UMAS.

Y aunque la UMA actualmente tiene un valor similar al salario mínimo ($75.49[1] y $80.04[2] respectivamente), permite que cada año se actualice con base en el Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC), es decir, que varía según la canasta fija de bienes y servicios de consumo en los hogares.

De acuerdo con Mirna Ortega, Gerente de Servicios y Especialista en Nómina de Software SICOSS, estos cambios tienen implicaciones en todas las multas y sanciones administrativas, así como las obligaciones y supuestos previstos en las leyes federales que se aplicaban al salario mínimo. El comprender estos cambios ayudará a los empleadores a tener un mayor control de sus obligaciones y evitando con ello el pago de diferencias, multas y recargos.

Actualmente existen sistemas tecnológicos que permiten soluciones dinámicas y ventajas competitivas, tal es el caso de Software SICOSS, que es compatible con todos los ERPs del mercado y no requiere de la utilización del SUA, ya que es el único que cuenta con el aval del IMSS y el Instituto del Fondo Nacional  de la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT).

Mirna Ortega destaca que el uso de herramientas integrales como Software SICOSS ayuda a la gestión de seguridad social, nómina y administración de personal en un sólo sistema; reduciendo mucho tiempo en capturas y procesos, y  generando certidumbre en las empresas, protegiéndolas de posibles sanciones económicas o administrativas.

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Febrero, última llamada: no te arriesgues y actualiza la prima de riesgo de trabajo

De acuerdo con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), en el último año, más de 13 mil personas fueron incapacitadas de forma permanente debido a accidentes de trabajo. Por ello, durante febrero las empresas deben verificar ante el IMSS el índice de siniestros ocurridos en el año anterior para determinar el riesgo de accidentes y si corresponden dentro del giro de sus actividades.

La determinación de prima en el seguro de riesgos de trabajo es responsabilidad de los empleadores, quienes anualmente deben determinar si los incidentes aumentaron, disminuyeron o permanecieron igual. A fin de evitar multas que ascienden hasta los 16 mil pesos, las empresas tienen este mes para hacer las rectificaciones correspondientes.

La prima de riesgo de trabajo es el porcentaje que se aplica a una cuota más de las que debe pagar el patrón al IMSS y sirve para cubrir la probabilidad de riesgo de cualquier accidente o enfermedad a las que quedan expuestos los colaboradores, dependiendo la actividad que ellos desarrollen.

Toda empresa comprendida dentro del Artículo 123-A de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos tendrá que presentar la Declaración anual de la Prima en el Seguro de Riesgo de Trabajo (PRT), la cual es una obligación patronal enmarcada en la Ley del Seguro Social y su Reglamento.

“Para evitar que las eventualidades nos pongan en desventaja, tanto a empleados como a empleadores, es necesario que cada empresa tenga registro de las ausencias por accidentes o enfermedades, ya que sus actividades podrían estar generando mayores riesgos de los que tenían contemplados inicialmente”, recomendó Mirna Ortega, Gerente de Servicio y Especialista en Nómina de Grupo SICOSS.

Si bien hay industrias en las que los riesgos son más altos, según cifras de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS), reportó que los riesgos laborales por grupo de actividad económica ocurren con mayor frecuencia en Compraventa en tiendas de autoservicio y de departamentosespecializados por línea de mercancías, con una incidencia del 8.4 %, seguido de la Construcción de edificaciones y de obra de ingeniería civil, con un 7.95.[i]

Sin embargo, en cuanto a defunciones, el rubro de Construcción de edificaciones y de obra de ingeniería civil es el que reporta un mayor número de casos, con una tasa del 19.3%, seguido del Transporte terrestre con 14.3 %[ii].

“El cumplimiento de las obligaciones por parte de las empresas ante el IMSS debe hacerse en tiempo y forma para evitar multas y sanciones, pues en el caso de la rectificación de la prima de riesgo de trabajo, si se presenta de manera extemporánea, con datos falsos o incompletos, éstas pueden ascender de los 20 los 210 salarios mínimos”, agregó la especialista en Nómina de SICOSS.

Muchas de las rectificaciones en la PRT–explicó Mirna Ortega– se realizan debido a accidentes que ocurren en el ejercicio de la actividad real, sin embargo, algunas otras, como las eventualidades ocurridas durante el trayecto de casa a trabajo y viceversa, no son consideradas por los empleadores, lo que puede propiciar que la empresa incurra en errores u omisiones.

Los accidentes de trabajo se pueden clasificar en: incapacidades laborales, que son aquellas que inhabilitan temporalmente al trabajador para el desempeño de sus funciones y pueden durar hasta 52 semanas; incapacidades permanentes parciales o totales, que son expedidas cuando el trabajador está imposibilitado para realizar las funciones que desempeñaba al momento del accidente de trabajo, y las defunciones, que se refiere al término de la vida del trabajador ocurrida a consecuencia de un accidente de trabajo.

“Los accidentes y eventualidades son un riesgo latente, por ello, las empresas, sin importar el giro de su actividad, deben llevar el control preciso de dichos riesgos, de ausencias y bajas definitivas, e incluso de posibles contingencias, para evitar incumplimientos y que, dado el caso, puedan ser cubiertos por el propio IMSS. Para ello existen herramientas tecnológicas que permiten la automatización de los datos de los trabajadores para que estén siempre disponibles y actualizados; como es el caso de Sofware SICOSS”, finalizó Mirna Ortega, Gerente de Servicio y Especialista en Nómina de Grupo SICOSS.

Sofware SICOSS es una solución tecnológica que optimiza los procesos administrativos en materia de Seguridad Social, Nómina y Recursos Humanos. Se trata del único software avalado por IMSS y el INFONAVIT para el cumplimiento de las obligaciones obrero-patronales.

[1]Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Información sobre Accidentes yEnfermedades de TrabajoNacional, 2005-2014. Disponible en: http://autogestion.stps.gob.mx:8162/pdf/Nacional%202005-2014.pdf

[1] Ibídem

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En febrero se presenta la Prima de Riesgo de Trabajo, ¿sabes cómo hacerlo?

La Prima de Riesgo de Trabajo (PRT)es el porcentaje que se aplica a una cuota más de las que debe pagar el patrón al IMSS y sirve para cubrir la probabilidad de riesgo de cualquier accidente o enfermedad a las que quedan expuestos los colaboradores, dependiendo la actividad que ellos desarrollen. Pero, ¿sabes cómo presentarla?

Cada año, las empresas tienen la obligación de revisar su siniestralidad para saber si continúan con la misma PRT o para aplicar una distinta a partir de marzo del año en curso. El plazo que tienen para presentar la nueva PRT es el último día de febrero de cada año, de acuerdo con lo dispuesto en artículo 74 de la Ley del Seguro Social (LSS).

La determinación de la PRT  se hace con base en los casos de riesgo de trabajo terminados durante el periodo de revisión, o sea del 1° de enero al 31 de diciembre del año transcurrido, tal como lo establece el artículo 72 de la LSS. Para la determinación deberán de contar con los siguientes datos:

• – Número de días subsidiados a causa de incapacidad temporal.
• – Porcentajes de las incapacidades permanentes parciales y totales
• – Número de defunciones

Clasificación de los accidentes de trabajo

Es importante señalar que las consecuencias de los accidentes de trabajo pueden derivar en varias situaciones y por consecuencia las repercusiones, además de la salud de los trabajadores, serán distintas en la aplicación de la fórmula. Existen las siguientes:

Incapacidades temporales. Son todas aquellas que se expiden en las unidades médicas de cualquier nivel y que inhabilitan temporalmente al trabajador para el desempeño de sus funciones. Se otorgan hasta 52 semanas, que se puede prorrogar por otras 52 semanas, durante las cuales el trabajador percibirá las prestaciones en dinero y en especie a las que tenga derecho.

Incapacidades permanentes parciales o totales. Son todas aquellas que se expiden porque existe la imposibilidad del trabajador de realizar las funciones que desempeñaba al momento del accidente de trabajo.

Ésta se refiere a la terminación de la vida del trabajador ocurrida a consecuencia de un accidente de trabajo.

Para la elaboración y la presentación de la Autodeterminación de la Prima de Riesgos de Trabajo puedes hacerlo de dos formas: en papel o digitalmente.

Si quieres hacerlo en papel debes ingresar a la página de Internet del IMSS: www.imss.gob.mx, para obtener el archivo en formato de Excel en el que se deberán llenar las plantillas de captura, por cada Registro Patronal que tenga tu empresa, después imprimirlo en original y copia, y presentarlo en la Subdelegación del IMSS que te corresponda.

También puedes hacerlo de forma digital, lo que significa utilizar soluciones como Software SICOSS,  con la que podrás hacerlo de forma rápida y fácil. Con herramientas como Software SICOSS tendrás todo el control de las incapacidades y riesgos de trabajo de forma histórica, así como las incapacidades iniciadas y cerradas en el año; para que de manera automática y en cuestión de minutos obtengas el cálculo de tu prima de riesgo de trabajo de todos tus Registros Patronales, así como el archivo 1.dap para entregar al IMSS.

Multas por incumplimiento

Recuerda que si no presentas la revisión anual obligatoria de siniestralidad y determinación de la prima del seguro de riesgos de trabajo o lo haces de manera extemporánea, con datos falsos, erróneos o incompletos, obtendrás una multa que va de 20 a 210 veces el salario mínimo general vigente en a la fecha en que se aplique. Para evitarlo, existen soluciones tecnológicas como Software SICOSS que te ayudarán a calcularla de forma exacta y precisa para evitar contratiempos.

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Las empresas y la seguridad social ¿Problema o ayuda?

 

Cuando las empresas en México contratan a sus colaboradores, están obligadas a inscribirlos al Seguro Social, al hacerlo adquieren una serie de obligaciones y derechos que deben cumplir al pie de la letra. Los beneficios que se generan al hacerlo, son tanto para las empresas, como para los colaboradores. Muchas veces, el complejo entramado de trámites hace que las empresas se pregunten si en realidad la seguridad social es un problema o ayuda, veamos por qué. En principio al estar asegurado, el trabajador queda protegido por:

Riesgos de trabajo

Enfermedades y maternidad

Invalidez y vida

Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez

Guarderías y prestaciones sociales como acceso a la salud y a la vivienda.

De esta forma podrán recibir prestaciones en especie y en dinero. A su vez, las empresas obtienen protección de sus recursos humanos, en caso de enfermedades o accidentes. Las principales obligaciones de las empresas en  cuanto a seguridad social son:

Inscripción de los trabajadores, así como comunicar sus movimientos afiliatorios (bajas y modificaciones de salarios), dentro de los plazos establecidos.

Pago de cuotas, que debe corresponder a los movimientos afiliatorios reportados y su periodicidad.

Determinación de la prima de riesgos de trabajo, con base en la información de los riesgos de trabajo que hayan tenido los trabajadores de la empresa.

Cuando las empresas incumplen sus obligaciones, generan multas que a su vez pueden derivar en el fincamiento de algún capital constitutivo. Ante esto, es necesario que implementen estrictos controles que les permitan evitar incurrir en faltas que les generen multas ante el IMSS. Para ello deben conocer con exactitud la información que han reportado al instituto sobre sus colaboradores, esto a través de una comparación de la información que tiene el IMSS con la que se tiene en la empresa. Para llevar a cabo el proceso, las empresas cuentan con la EMA(mensual) y la EBA(bimestral), mismas que son emitidas por el IMSS y que contienen los datos que se han reportado sobre los colaboradores.

En el mercado existen algunos softwares que realizan dicho proceso de forma automatizada, uno de ellos es Software SICOSS, único que sustituye en uso del SUA y cuenta con un motor de cálculo avalado por el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Software SICOSS facilita la gestión de la seguridad social para las empresas pues al utilizar su Confronta, realizarás el proceso de comparación de forma dinámica, obteniendo la diferencia de información entre la empresa y el IMSS. Con ello conocerás las diferencias en nombres de trabajadores, números de seguridad social, salarios, movimientos y fechas de los movimientos, además de diferencias en números de créditos de vivienda, tipo y valor descuento y fechas de movimientos de créditos de vivienda.

Algo importante de destacar, es que la Confronta del Software SICOSS se puede realizar antes de la generación del pago, lo que permite a las empresas realizar las correcciones correspondientes en forma preventiva y así evitar hacer el pago en forma incorrecta. Esto permitirá a las empresas que al hacer el pago exacto de sus obligaciones, no destinen importes mayores, lo cual afecta su liquidez, y que se olviden de las multas, actualizaciones y recargos.

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